Dica da semana - XXVI

Formatação condicional no Excel 2007

A formatação condicional permite definir aspectos quando as células atingem determinado valor ou intervalo.



Depois de seleccionar os dados que se pretende formatar basta clicar no botão "Formatação condicional" e abre-se um menu com diversas opções:

• Realçar regras de células - células maiores, menores, iguais que o pretendido ou num determinado intervalo;
• Regras de superiores/inferiores - os primeiros e últimos 10%, os primeiros e os últimos 10 valores e os valores acima e abaixo da média são opções a destacar;
• 3 opções pré-definidas - "Barras de dados", "Escala de cores" e "Conjuntos de ícones"
• Nova regra... - para estabelecer uma regra de raíz;
• Limpar regras - para apagar as regras de formatação condicional;
• Gerir regras - para efectuar alterações nas regras de formatação condicional.

Ao escolher uma das 2 primeiras opções surge uma janela com opções de escolha de um formato de célula pré-definido ou para personalizar um formato.

Nas opções pré-definidas é automático o processo e basta só escolher o formato preferido, ao contrário da "Nova regra..." que é ultra-personalizável (mas também ultra-complexa nos primeiros passos).

Um formato que uso muito é a distinção, por cores, das notas dos meus alunos, a saber:

1. seleccionar os dados
2. botão "Formatação condicional"
3. Nova regra...
4. "Formatar apenas células que contenham"
5. na "Descrição da regra" escolher, no segundo menu, "é maior ou igual a"
6. no terceiro menu colocar 17,5 e clicar em "Formatar..."
7. escolher a cor azul
8. clicar no OK
9. repetir o passo 5 mas deixar o "Situa-se entre"
10. repetir o passo 6 e colocar 13,5 e 17,4
11. repetir o passo 7 e escolher a cor verde
12. repetir o passo 8
13. repetir o passo 5 e escolher o "é menor que"
14. repetir o passo 6 e colocar 9,5
15. repetir o passo 7 e escolher a cor vermelha
16. repetir o passo 8

Isto faz com que os valores acima de 17,5 apareçam a azul, os que estão entre 13, 5 e 17,4 a verde e os abaixo de 9,5 apareçam a vermelho. Os valores entre 9,5 e 13,4 vão surgir a preto (ou na cor que estavam antes utilizar a formatação condicional).

Obviamente isto são cores e intervalos que podem ser facilmente alterados!